「業務部の仕事って、どんな感じなんだろう？」
応募を考える人が、一度は気になるポイントかもしれません。

入社前は事務職で、社内連絡が中心。
「自分に電話対応ができるのだろうか」
そんな不安を抱えながら飛び込んだ業務部の世界。

そして入社から10ヶ月——
実際に感じたのは、想像の“2倍の電話量”と、その中でも少しずつ積み重なっていく“できること”でした。

今回は、未経験から業務部の仕事に挑戦した1年目スタッフに、電話対応のリアルと、日々の成長について聞きました。

目次

• ○  プロフィール
• ○  入社前に知っておいてほしいこと
• ○  電話対応しながら、他の業務もこなす
• ○  専門知識は、ゼロからのスタート
• ○  難しい問い合わせ
• ○  お客様に分かりやすく伝えるために
• ○  「分かりやすかった」という言葉
• ○  問い合わせから施工当日まで
• ○  少しずつ、成長している
• ○  どんな人が向いている?
• ○  専門知識がなくても大丈夫

プロフィール

前職: 事務
入社: 2025年1月(1年目)
主な業務: 電話対応、見積・請求書作成、発送業務

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前職は事務。社内での連絡がほとんどだった。エンドユーザーとのやり取りに興味があり、これまで働いてきた職場で得たスキルを活かせると思って、この会社を選んだ。
でも、不安もあった。
「今まで社内の中での連絡がほとんどだったので、直接お客様とのやりとりが自分に向いているのか不安でした」
入社から約10ヶ月。その不安は、ある意味で的中した。電話対応の量は、想像をはるかに超えていた。でも同時に、少しずつ一人で業務をこなせるようになってきた実感もある。

入社前に知っておいてほしいこと

応募を考えている人に、まず伝えたいことがある。
「自分が思ってる2倍は電話がきます」
これは、入社前に知っておいてほしい。業務部の仕事は、想像以上に電話が多い。電話・メール・FAXの割合は、電話が70%、メールが20%、FAXが10%。圧倒的に電話が多い。
鍵交換の相談、合鍵注文、見積もり依頼。問い合わせ内容は多岐にわたる。そして、電話が鳴り止まない日もある。
「保留するタイミングもなくしゃべり続けられる時」
そんな時は、正直プレッシャーを感じる。

電話対応しながら、他の業務もこなす

業務部の仕事は、電話対応だけではない。見積作成、請求書作成、発送業務。やることは多い。
「正直、大変なことは、電話対応しながら他の業務をこなすこと」
朝から夕方まで、電話が鳴る。その合間に、見積を作成し、請求書を作成し、発送業務をこなす。同時に複数の問い合わせが来た時は、緊急性を考えて優先順位をつける。でも、まだ分からない時もある。そういう時は、上司に相談する。
残業は週2〜3日。電話対応と他の業務を並行してこなすマルチタスクが、この仕事の大変さだ。

専門知識は、ゼロからのスタート

入社前、鍵や防犯についての知識は、
「まったくありませんでした」
どうやって専門知識を身につけたのか。
入社前の1週間は、みっちり研修を受けることができた。座学と実技(電話)。電話対応については、隣でサポートしてもらえる。そして、実際の電話対応は回数をこなして覚えていく。請求書などは、過去を参考に作成する。
「現在も勉強しています」
専門知識の習得は、今も続いている。入社10ヶ月を経た今でも、学び続けている。

難しい問い合わせ

お客様からの問い合わせで、難しいと感じるのは「電気錠の説明」だ。
相手の知識があり、専門用語でいろいろ言われる時、専門的な質問や、早口で話されるとまだまだ対応が難しい。
そういう時は、自分で解決できなさそうな案件は内容を伝えて、上司に対応してもらっている。
分からないことを聞かれた時は、その場で答えられることは上司に聞いて回答。時間がかかりそうなものは折り返し。臨機応変に対応する。

お客様に分かりやすく伝えるために

お客様に専門的な説明をする時、心がけていることがある。
「専門用語など、自分が入社するまで分からなかった言葉は使わないようにしています。他の人が電話で説明してる言葉を聞いて、マネしてます」
自分が入社前に分からなかった言葉は、お客様も分からない。だから、できるだけ分かりやすい言葉で説明する。先輩の電話対応を聞いて、分かりやすい説明の仕方を学ぶ。
そして、入社後に身についたスキルがある。
「鍵についての知識と電話対応のスキルは少しずつついてきたかと思います。」
ゆっくり話すこと。それが、お客様に分かりやすく伝えるコツだ。

「分かりやすかった」という言葉

この仕事の一番のやりがいは、
「説明した際に、分かりやすかったと言われた時」
スペアキー作製の問い合わせで、注文書の記入方法を伝えた時のこと。
「分かりやすくて助かったと言っていただけました」
その言葉が、次の電話対応への励みになる。

問い合わせから施工当日まで

業務部の仕事は、一次対応ではない。問い合わせを受けて、他部署につなぐだけではない。
「施工当日まで対応すること(問い合わせ〜製品準備)がほとんどなので、1個でも忘れることのないように、自分でやることを組み立てながら働くのは難しいです」
問い合わせを受けて、見積を作成し、製品を準備し、施工部や営業部と連携する。急な案件が入った時は、施工部との連携が必要になる。一つの案件を、最初から最後まで見届ける責任がある。
「無事終了の報告を聞くと安心します」
やることを組み立てながら働く難しさ。でも、無事に完了した時の安心感。それが、業務部の仕事だ。

少しずつ、成長している

入社から約10ヶ月。成長の実感はあるか。
「少しずつですが、1人で業務をこなせるようになれたこと」
最初は隣でサポートしてもらいながらの電話対応だったのが、今では一人で対応できるようになった。イレギュラーな案件も、少しずつ対応できるようになってきた。
「自分のスキル向上を感じることができるので、学びながら働きたい方にはピッタリかと思います」

どんな人が向いている?

「電話にたくさん出て学べる人が向いていると思います。イレギュラーが多いので、電話に出ることがイヤではない方」
業務部の仕事は、電話対応が中心だ。電話が苦手な人には厳しい。でも、電話に出ることに抵抗がなく、学びながら成長したい人には向いている。

専門知識がなくても大丈夫

入社前、鍵や防犯についての知識は全くなかった。でも、研修とサポート体制があり、少しずつ学んでいける。
電話対応、想像の2倍。マルチタスクは大変。でも、お客様の「分かりやすかった」という言葉が励みになる。少しずつ、一人で業務をこなせるようになっていく。
「学びながら働きたい方にはピッタリ」
それが、入社10ヶ月を経た今、応募を迷っている人に伝えたいことだ。

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